テレアポのリストは「数」より「種別・規模・番号」で結果が決まる——作り方の4手順と、支援先の実測

テレアポのリストを作るとき、最初に気にするのは件数です。何社分あれば足りるか、どこから集めるか。

ただ、私たちが支援先の架電記録を見ると、結果を大きく分けていたのは件数ではありませんでした。どの種類のリストか、どの規模の会社か、どの番号にかけるかで、受付で止まる率もアポ率も何倍も変わっていました。

この記事では、テレアポのリストの作り方を4つの手順で書き、そのうえで、リストのどこで結果が変わるのかを支援先の実測で示します。

この記事でわかること:

• テレアポのリストを作る4つの手順

• リストの種類・会社の規模・番号の種類で、結果がどれだけ変わるか

• 先方が用意したリストと、それ以外のリストの違い

• リストが枯れる前に、かけ直す先をどう選ぶか

結論:リストは「数」より「種別・規模・番号」で結果が決まる

先に結論を書きます。

同じ商材・同じ架電チームでも、受付で止まる率は、接点のない新規リストで57%、過去に問い合わせのあったリストで7%でした。代表番号だけのリストと部署の直通番号つきのリストでは、アポ率に約3倍の差がありました。

リストを作るときは、件数を集める前に、どの種類の、どの規模の会社に、どの番号でかけるかを決めます。そして種類ごとに分けて渡し、分けて結果を見ます。

テレアポのリストの作り方:4つの手順

リストは次の順で作ります。

1. 対象を決める

業種と会社の規模、かける相手の部署や役職を先に決めます。規模によって受付で止まる率もアポ率も変わるので、規模の幅は広げすぎないほうが結果を読みやすくなります。

2. 集める

社名と番号を集めます。集める先がどこであっても、代表番号しかないのか、部署の直通番号があるのかは必ず列を分けて残します。後で見るとおり、ここで結果が大きく変わります。

3. 除外する

契約中のお客さま、取引先、連絡を断られている会社、対象の事業をしていない会社を外します。外し忘れは、架電の時間を使うだけでなく、相手との関係も損ねます。

4. 種類ごとに分けて渡す

新規の会社、展示会などで過去に接点を持った会社、過去に問い合わせのあった会社を、同じシートに混ぜずに分けます。混ぜると、結果が良いのか悪いのかをリストの種類ごとに見られなくなります。

外注先にリストを渡すときに確かめておくことは、先方が用意したリストで止まる原因の記事にまとめています。

リストの種類で、受付で止まる率は57%と7%

ここから、リストのどこで結果が変わるかを実測で見ていきます。

ある支援先で、同じ商材・同じ架電チームが3種類のリストに並行してかけた結果です(アポ率は初回架電の時点)。

• 新規リスト:受付で止まった率 57%、アポ率 1.7%

• 展示会などで過去に接点を持ったリスト:12%、アポ率 12.0%

• 過去に問い合わせのあったリスト:7%、アポ率 1.3%

接点のないリストでは、半分以上が受付で止まります。一方、接点のあるリストは受付をほとんど越えます。ただし、過去に問い合わせのあったリストのアポ率は新規リストと変わりませんでした。受付を越えやすいことと、アポになることは別です。

受付で止まる率の測り方と、受付を越えるコツはテレアポの受付突破のコツと受付突破率の測り方に書いています。

会社の規模で、止まる場所が変わる

同じ支援先で、代表番号のリストを従業員数で分けると、規模が大きくなるほど受付で止まる率が上がり、アポ率は下がりました。

• 従業員300〜999名:受付で止まった率 38.4%、アポ率 1.5%

• 1000〜2999名:47.2%、0.9%

• 3000名以上:55.3%、0.5%

大きい会社ばかりのリストは、件数が多くても受付で止まる前提で見積もる必要があります。規模ごとにどこで止まるかは、企業規模でアポの「落ちる場所」が変わる記事で詳しく書いています。

代表番号と直通番号で、アポ率は約3倍

同じ規模の会社でも、番号の種類で結果が変わりました。

• 従業員300〜999名:直通番号つき 4.6% / 代表番号だけ 1.5%

• 1000〜2999名:3.1% / 0.9%

• 3000名以上:2.0% / 0.5%

直通番号のリストは、規模が大きくなっても受付で止まる率がほとんど上がりませんでした。リストを集める段階で直通番号の有無を列に残しておくのは、このためです。

先方が用意したリストでも、結果は大きく変わらない

「リストは自社で用意します」という形でテレアポを外注することも多くあります。支援先22プロジェクトで、先方が用意したリストとそれ以外のリストの架電結果を比べると、大きな差はありませんでした(プロジェクト別の中央値)。

• 受付で断られた:先方が用意 24.2% / それ以外 30.5%

• 担当者と話せた:23.6% / 19.7%

差が大きかったのは、支給かどうかではなくプロジェクトごとです。受付で断られた率はプロジェクトによって11.9〜68.5%、担当者と話せた率は11.3〜45.2%まで開いていました。

つまり、誰が作ったリストかより、何の種類の、どの規模の会社が、どの番号で入っているかのほうが結果を左右します。

リストが枯れる前に:かけ直す先を選ぶ

リストを使い切りそうになったら、新しく集める前に、かけ直す先を見直します。

3つの支援先の架電記録を回数別に見ると、担当者と話せた率は1回目16.4%、3回目13.6%、6回目14.1%と、回数を重ねてもほとんど下がりませんでした。

架電がそこで止まった先の理由を見ると、担当者不在は1回目の11.7%から3回目には31.5%、応答なしは12.0%から27.1%に増えていました。一方、番号がつながらない先は1回目の8.8%から3回目には1.6%に減っています。

後半に残っているのは、断られた先ではなく、まだ会話が成立していない先です。リストが枯れたと感じたときは、新しい会社を足す前に、不在や応答なしで止まっている先を、曜日や時間帯を変えてかけ直します。何回までかけ直す意味があるかは再コールの回数を実測した記事にまとめています。

自社のリストのどこで結果が止まっているかを、架電の記録と突き合わせて見てほしい段階でしたら、リストと記録を見ながらのご相談もお受けしています。

よくある質問

Q. テレアポのリストはどこから集めればいいですか

集める先は、自社の顧客データ、展示会や問い合わせの記録、公開されている企業情報、リストの提供サービスなどがあります。どこから集めても、代表番号か直通番号かを列に分けて残し、リストの種類ごとに分けておくことが大切です。私たちの実測では、番号の種類で同じ規模の会社のアポ率が約3倍違いました。

Q. リストは何件あれば足りますか

一律の件数はありません。アポが出るプロジェクトでも、100件の区切りの46%はアポ0件でした。判断に必要な件数の目安はテレアポのアポ率の目安と、100件で判断できない理由に書いています。

Q. 購入したリストは使えますか

使えますが、購入したリストも、ほかのリストと同じく種類・規模・番号で分けて結果を見ます。契約中のお客さまや連絡を断られている会社が混ざっていないかは、架電の前に必ず外します。

Q. 代表番号しか分からない会社にはどうかければいいですか

受付で止まる前提で、受付で用件を短く伝えて担当部署へつないでもらいます。大きい会社ほど受付で止まる率は上がるので、件数の見積もりを多めに取ります。受付での返し方はテレアポの受付突破のコツにまとめています。

Q. リストが枯れてきたら、まず何をすべきですか

新しい会社を足す前に、不在や応答なしで止まっている先をかけ直します。私たちの実測では、回数を重ねても担当者と話せた率はほとんど下がらず、後半に残るのはまだ会話が成立していない先でした。

記事のまとめ

• テレアポのリストは、対象を決める→集める→除外する→種類ごとに分けて渡す、の順で作る

• 受付で止まる率は、新規リスト57%、展示会などで過去に接点を持ったリスト12%、過去に問い合わせのあったリスト7%と開いた

• 会社の規模が大きいほど受付で止まる率は上がり、アポ率は下がった(代表番号のリストで1.5%→0.9%→0.5%)

• 同じ規模でも、部署の直通番号つきのリストは代表番号だけのリストよりアポ率が約3倍高かった

• 先方が用意したリストかどうかより、プロジェクトごと(リストの中身)の差のほうが大きかった

• リストが枯れる前に、まだ会話が成立していない先をかけ直す

テレアポのリストは、件数を集める前に、種類・規模・番号を決めて分けておくもの——これがこの記事の結論です。次にやることは、今のリストに「リストの種類」と「直通番号の有無」の列があるかを確かめることになります。

手間がかかるのはその先です。列を分けても、架電の結果が「NG」の一語だけで記録されていると、どの種類のリストでどこが止まったのかを後から読めません。

自社のリストの作り方や、リストごとの結果の見方を相談したい場合は、ページ下部の「お問い合わせ」からご連絡ください。リストの分け方から記録の取り方まであわせてお話しします。

執筆: 株式会社Woltz インサイドセールス支援チーム

株式会社Woltzは、BtoB企業のインサイドセールスを設計から実行まで支援しています。これまでに100社以上の新規開拓を支援し、継続率は99%です。

本記事の数値は、支援先の架電記録を集計した実測値です。社名・業界・商材は伏せています。支援の進め方はサービス概要とサービス紹介資料をご覧ください。

関連記事:リストの種類ごとの受付の越え方はテレアポの受付突破のコツ、スクリプトの作り方はテレアポのスクリプトの作り方で書いています。

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