展示会後のフォローを代行——名刺を商談に変える、展示会リードへのテレアポ・インサイドセールス

展示会で名刺は集まったのに、会期が終わると通常の業務に追われ、フォローの電話が後回しになる——そのまま数か月が過ぎ、「あのとき話した会社」が他社と商談を進めていた、ということは珍しくありません。

株式会社Woltzは、展示会で集めた名刺・リードを商談に変えるフォロー架電を、名刺の仕分けからテレアポ、資料送付、商談化まで代行しています。

このページは、展示会の会期後のフォロー(電話・資料送付)の代行のご案内です。ブースでの集客や説明員の手配は行っていません。

こんな企業さまのご相談が多いです

• 展示会に毎回出展しているが、集めた名刺から商談になる数が少ない

• 会期後のフォローを営業担当に任せているが、通常の業務に追われて手が回らない

• 名刺の数が多く、誰から先に連絡すべきか決められない

• 過去の展示会の名刺が、手つかずのまま社内に残っている

展示会リードが商談にならない3つの理由

1. 名刺の「温度」がばらつく

ブースで具体的な相談をした方と、資料を受け取っただけの方、ノベルティのために名刺を置いていった方が、同じ「展示会リード」として1つのリストに並びます。全員に同じ順番・同じ言葉で電話すると、温度の低い名刺に時間を使い、温度の高い名刺への連絡が遅れます。最初に名刺を仕分け、かける順番を決めることが出発点です。

2. 名刺の持ち主が、決める人とは限らない

ブースに立ち寄るのは、情報収集を任された担当者であることも多く、電話をしても「担当ではないので」と取り次いでもらえないことがあります。名刺の方に何を聞けば社内の決める人につながるのか、聞き方を先に決めておきます。

3. 「展示会でお会いした」だけでは、相手は思い出せない

会期中に何十社と話した相手にとって、「先日の展示会で」だけでは誰からの電話か分かりません。ブースで何を話したか、何に関心を持っていたかを具体的に示せるかどうかで、受付を通るか、担当者が話を聞いてくれるかが変わります。名刺と一緒に、ブースでのメモをどう残すかから一緒に整えます。

Woltzの支援内容

1. 名刺の仕分けと優先順位づけ … ブースでの会話の内容・役職・企業規模から、かける順番と言い方を分けます

2. トークスクリプトの作成 … 「展示会で〇〇についてお話しした」と具体的に切り出す形で、名刺の種類ごとに作ります

3. テレアポ(架電) … 会期後、決めた順番でフォローの電話をかけます。不在の方には時間を変えてかけ直します

4. 資料送付とフォロー … 「資料を送って」という返事を取りこぼさず、送付後のフォローまで行います

5. レポートと定例 … 担当者と話せた数・断られた理由・資料送付の数まで報告し、次の展示会の名刺の取り方にもつなげます

展示会のリードに限らず、Webからの問い合わせ・資料請求のリードを商談につなげる支援(インサイドセールス代行)もご一緒できます。

支援事例

• 人事・労務管理クラウド(株式会社KONさま) … 展示会で名刺交換しただけの企業や、資料請求だけをした企業など「情報収集段階」のリードが多く、月150件のリードがあっても商談化率15%だった状態から、理想の顧客像の再定義とトークスクリプトの刷新で、商談化率3倍・月間35件の有効商談。→ 事例を読む

数字で見る、過去に接点のあった先への架電

ある支援先で、同じ商材・同じ架電チームが3つのリストに並行して電話した結果です(初回の架電時点)。

• 新規(接点のない先):受付で止まった 57%/担当者と話せた 26%/アポイント率 1.7%

• 展示会などで過去に接点を持った先:受付で止まった 12%/担当者と話せた 41%/アポイント率 12.0%

• 過去の問い合わせ・資料送付の先:受付で止まった 7%/担当者と話せた 26%/アポイント率 1.3%

接点のある先は受付を通りやすい一方で、資料を送っただけの過去の問い合わせ先は、アポイント率が新規とほぼ変わりませんでした。接点があれば何でも良いのではなく、「何を話した相手か」を具体的に示せるかどうかで結果が分かれます。展示会の名刺も同じで、ブースでの会話を残しておくことが、会期後のフォローの成果を左右します。

あわせて、どの業界にも共通する実測値です(支援先プロジェクトの合算):

• 担当者と話せた機会の約9割は、3回目までの架電で起きています

• 「資料を送ってほしい」という返事は、アポイントとほぼ同じ数だけ発生しています

• 最初の100件の架電でアポイントが0件でも、その後アポイントが出たプロジェクトがあります。判断は件数を決めてから行います

よくある質問

Q. 展示会のブースでの集客や説明員もお願いできますか

ブースでの集客・説明員の手配は行っていません。会期後のフォロー(電話・資料送付)と、そこからの商談化を代行します。出展前から、名刺の取り方やブースでのメモの残し方を一緒に決めることはできます。

Q. 会期が終わってから時間が経った名刺でも対象になりますか

対象です。過去の展示会の名刺も、ブースで何を話したかが分かるものから優先してかけます。会話の記録が無い名刺は、新規の先と同じ扱いで、聞き方を変えて当たります。

Q. 何枚くらいの名刺から相談できますか

枚数に決まりはありません。数が少ない場合は、Webからの問い合わせ・資料請求のリードや、新規の先とあわせて設計します。

Q. フォローはメールと電話のどちらが良いですか

両方を組み合わせます。メールで資料を送るだけでは読まれずに終わることが多いため、電話で関心を確かめ、その場で資料送付や日程の打診につなげます。

Q. 費用はどのくらいかかりますか

名刺の数と期間によって変わるため、ご相談内容をうかがってからお見積もりします。料金はサービス紹介資料でもご案内しています。

展示会の名刺を、商談に変えたい方へ

展示会のフォローは、名刺の数より「誰から、何を話した相手として、いつかけるか」で結果が分かれます。次の展示会の前でも、手つかずの名刺が残っている状態でも、そこから一緒に整理します。ページ下部の「お問い合わせ」、またはお問い合わせフォームからご相談ください。

執筆: 株式会社Woltz インサイドセールス支援チーム

株式会社Woltzは、BtoB企業のインサイドセールスを設計から実行まで支援しています。これまでに100社以上の新規開拓を支援し、継続率は99%です。

このページの数値は、支援先の架電リストを集計した実測値です。社名・商材は伏せています。支援の全体像はサービス概要をご覧ください。

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